Factuurverwerking & AI: van herkennen naar automatiseren 

Dat AI momenteel een hype is, kan niemand ontgaan. Er worden vaak gouden bergen beloofd, maar wat maakt AI werkelijk zo revolutionair? Hoe werkt het precies, en hoe wordt het al jarenlang toegepast in factuurverwerkingssoftware? Hier duiken we dieper in op de rol van AI in het slimmer inrichten van factuurverwerking. 

Scan en herken: van mensenwerk naar slimme software

Factuurverwerking draait om drie stappen: input, verwerking en output. Traditioneel voert een boekhouder handmatig de factuurgegevens in om een boeking te maken. Maar wat als technologie dit proces kan overnemen? Hiervoor bestaat zogeheten scan- en herkensoftware. Deze software leest de gegevens van een factuur en plaatst ze op de juiste plek – factuurnummer bij factuurnummer, factuurdatum bij factuurdatum. 

Factuurherkenningssoftware wordt getraind om dit werk na te bootsen. De software leert via enorme datasets, waarin facturen (inputs) worden gekoppeld aan correcte boekingen (outputs). Zo wordt het in staat gesteld om gegevens nauwkeurig te herkennen en te verwerken. 

Een AI-model dat leert van de boekhouder

AI-modellen gaan verder dan alleen het identificeren van de correcte outputs van de facturen in de dataset. Ze voorspellen ook. Wanneer een nieuwe factuur wordt ingeladen, maakt het model een inschatting. Soms kan hier een fout insluipen – vergelijkbaar met een menselijke boekhouder die een factuur van een nieuwe leverancier voor het eerst verwerkt.  

Hier komt machine learning in beeld. Bij Zenvoices leert het model continu van jouw correcties. Als je een boekingsvoorstel aanpast, gebruikt het AI-model deze informatie om toekomstige herkenning te verbeteren. Hoe vaker je de software gebruikt, hoe slimmer het wordt.  Zo verandert AI jouw factuurherkenning van statisch hulpmiddel naar een dynamisch proces dat met je meegroeit. Een belangrijke voorwaarde om toe te werken naar een automatische factuurverwerking door middel van software.

De herkenningsscore: transparantie en controle 

Hoe weet je of de output van de software betrouwbaar is? Zenvoices heeft daarvoor de herkenningsscore: een soort vertrouwensmeter die aangeeft hoe zeker het model is over zijn voorspelling. Een hoge score betekent dat de herkenning vrijwel zeker correct is. Bij een lagere score is handmatige controle aanbevolen. Je kan automatiseringsregels instellen om facturen met een hoge herkenningsscore, bijvoorbeeld 97,5% of hoger, automatisch te laten boeken. 

De toekomst van factuurverwerking

De verwachting is dat e-facturatie in de toekomst de norm wordt. E-facturen worden altijd foutloos herkend omdat de gegevens van e-facturen verwerkt zijn in codes. Wat betekent dit voor herkenningssoftware? E-facturatie kan veel verandering brengen in het factuurverwerkingsproces. Het biedt veel potentie en opent paden naar meer automatisering. En dat is dan ook waar we naartoe willen: volledig automatische factuurverwerking, waarbij menselijke handelingen minimaal zijn.  

Facturen moeten niet alleen correct worden ingelezen, ze moeten ook correct worden geboekt. Dus of je nu wel of niet met e-facturen werkt, je hebt altijd slimme tools nodig voor het instellen en beheren van jouw boekingslogica. En voor bijvoorbeeld het inrichten van een goedkeuringsflow.  

Ook wanneer e-facturatie volledig is ingevoerd, blijft factuurherkenning een onmisbare schakel in het factuurverwerkingsproces. Bij Zenvoices blijven we hoe dan ook innoveren om handmatige taken te minimaliseren en processen slimmer te maken. Zo houd jij tijd over voor wat écht belangrijk is.