Factuurverwerking & AI: de toekomst van scan en herken software

Dat AI de hype van het moment is, ontgaat niemand. Vaak worden gouden bergen beloofd. Maar waarom, hoe AI precies werkt, en hoe het al langere tijd wordt toegepast in factuurverwerking software, is minder bekend.  

Scan en herken: van mensenwerk naar slimme software

Bij factuurverwerking draait alles om inputs, handelingen en outputs. Een boekhouder voert de input, namelijk factuurgegevens, handmatig in een boekhoudpakket in om een output te verkrijgen: een boeking.  

Maar wat als we technologie inzetten om dit proces efficiënter te maken? Die zal allereerst de gegevens in de factuur correct moeten herkennen. Hier bestaan al verschillende oplossingen voor, die bekend staan onder de naam scan en herken software.  

De software moet de gegevens niet alleen correct herkennen, maar ook op de juiste plaats invoeren, net zoals een boekhouder dat doet: factuurnummer bij factuurnummer, factuurdatum bij factuurdatum, enzovoorts.  

Een AI-model kan dit in goede mate repliceren wanneer die goed is getraind met een dataset. Hierin wordt het model met een enorm aantal inputs (facturen) en gekoppelde outputs (correcte boekingen) ‘gevoed’.   

Scan & herken software die leert van de boekhouder

Door deze training identificeert een AI-model niet alleen de correcte outputs van de facturen in de dataset, maar kan het door verbanden te leren ook een accurate voorspelling maken wanneer er een nieuwe factuur wordt ingeladen. Dit is ook een basisvoorwaarde om een start te maken aan automatische factuurverwerking door middel van software.

Echter zal bij iedere nieuwe, onbekende factuur, het model een nieuwe inschatting moeten maken. Net als wanneer een menselijke boekhouder voor het eerst een factuur ziet van een nieuwe leverancier, kan het gebeuren dat er bij het verwerken een foutje in sluipt. 

Scan en herken software is natuurlijk slim, maar niet perfect. Daarom maakt Zenvoices gebruik van Machine Learning. Dit is waar de magie begint. Het AI-model leert van elke correctie die de boekhouder maakt. Als jij dus een boekingsvoorstel aanpast, leert het model van zijn fout. Dat maakt de factuurherkenning van Zenvoices jouw betrouwbare digitale assistent. 

Transparante factuurherkenning met de herkenningsscore

Maar hoe weet je wanneer je de output van Zenvoices moet controleren en eventueel corrigeren? Daar hebben we de herkenningsscore voor. Een soort vertrouwensmeter die aangeeft hoe zeker het AI-model is van zijn zaak. Bij een lage score is het goed om nog even kritisch te kijken naar het boekingsvoorstel. Bij een hoge score kan je er zeker van zijn dat je factuur direct geboekt kan worden.  

De toekomst van factuurverwerking

In Nederland is het overgrote deel van de facturen nog steeds ongestructureerd. Dat betekent dat iedere organisatie vrij is om zijn eigen facturen vorm te geven, zolang er maar wordt voldaan aan een aantal basisvoorwaarden. Je ziet dus inkoopfacturen in tal van verschillende opmaken en bestandsformaten. 

Hier ligt een wereld open voor AI en Machine Learning, mits aan de basisvoorwaarde van een betrouwbare factuurherkenning (of scan en herken) is voldaan. De rol van accountants en administratief medewerkers verandert: zij optimaliseren AI-modellen voor optimale resultaten en houden bijvoorbeeld overzicht over de status van de te accorderen facturen.

En de toekomst? Stel je voor dat we niet één, maar meerdere AI-modellen hebben die samenwerken. Op omgevingsniveau, administratieniveau, of zelfs leveranciersniveau. Een geoliede machine die jouw facturen vliegensvlug verwerkt. Zo houden we tijd over voor écht belangrijke zaken.