Elektronische facturen verwerken in Zenvoices

Daar waar de transitie van papieren facturen naar digitale facturen zich inmiddels al wat verder ontwikkeld heeft, is elektronisch factureren (ook wel e-factureren) nog in opkomst. Maar wat houdt elektronisch factureren precies in? En hoe verwerk je elektronische facturen in Zenvoices?

Elektronische facturen worden ook wel e-facturen genoemd. Het verschil tussen een e-factuur en een digitale factuur is de bestandsstructuur. Een digitale factuur is leesbaar voor de mens en een e-factuur is zo opgesteld dat deze leesbaar is voor een computer en daardoor elektronisch verwerkt kan worden. In Nederland wordt meer dan 50% van de facturen papierloos verwerkt. Dit aantal ligt hoger dan de meeste Europese landen, maar is nog steeds erg laag. De verwachting is dat het aantal e-facturen wereldwijd de komende tien jaar gaat verdubbelen (Billentis, 2022, “The e-invoicing journey 2019-2025”).

Wat is e-factureren?

E-factureren is het volledig elektronisch, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer. Een e-factuur heeft een vaste structuur met coderingen die het voor software mogelijk maakt om deze direct automatisch te verwerken.

Er zijn meerdere soorten e-facturen zoals bijvoorbeeld UBL, INSBOU, UN/CFACT CII, SETU (HR-XML) en GS1 eCOm. Het meest voorkomende bestandsformaat is UBL (.xml). UBL staat voor Universal Business Language en neemt als Europees document standaard een belangrijke rol in voor elektronisch factureren. Al een aantal jaar zijn leveranciers van de Rijksoverheid, gemeenten, waterschappen en provincies verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Inmiddels komen er steeds meer tools op de markt die elektronisch factureren op basis van UBL ondersteunen.

E-facturen verwerken in Zenvoices

Wat zijn de voordelen van e-factureren?

Voor de verzender:

• E-facturatie is duurzamer en milieubewust door een vermindering in papierverbruik en CO² uitstoot,
• De klant kan de factuur sneller verwerken en daardoor ook sneller betalen,
• Het verwerken van de factuur kost de klant minder werk, wat sneller leidt tot klanttevredenheid.

Voor de ontvanger:

• Met betrouwbare automatische herkenning wordt de kans op fouten verkleind ten opzichte van het proces dat nog handmatige handelingen bevat met bijvoorbeeld invoerfouten,
• Doordat een e-factuur 100% automatisch herkend wordt, worden de factuurgegevens altijd correct uitgelezen,
• Dankzij de automatische herkenning hoef je niet meer te controleren of de overgenomen gegevens juist zijn wat tijd bespaard,
• Bovengenoemde tijdsbesparing zorgt uiteindelijk ook voor kostenbesparing. Er zijn minder handelingen en dus is er minder personeel nodig.

Hoe worden e-facturen uitgewisseld?

E-facturen worden doorgaans uitgewisseld via e-mail. Een alternatief is Peppol. Peppol staat voor “Pan-European Public Procurement On-Line” en is een Europees netwerk voor het veilig uitwisselen van facturen tussen bedrijven en overheidsinstellingen. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om Peppol te gebruiken, omdat het veiliger en betrouwbaarder is dan e-mail.

Met het gebruik van Peppol staat de authenticiteit van de verzender altijd vast en is de integriteit van het bericht, bijvoorbeeld de factuur, verzekerd. Ook krijgen hierdoor spookfacturen geen kans.