Directiesecretaresse / Management Assistent

Uren: 24-32 uur per week, flexibel in te delen
Salarisindicatie: €3000 – 4500
Opleiding: HBO werk- en denkniveau
Locatie: Ede, deels thuiswerken in overleg mogelijk

Wij zijn Zenvoices. Een snelgroeiende fintech scale-up met grote ambities, gevestigd in het midden van het land. Ons doel is om het factuurverwerkingsproces binnen bedrijven en in het bijzonder binnen accountantskantoren volledig te automatiseren met behulp van onze slimme software. We zoeken gedreven mensen die met ons meegaan op deze spannende reis.

Wat ga je doen als Directiesecretaresse / Management Assistent?

Doordat steeds meer bedrijven kiezen voor de oplossingen van Zenvoices heeft de tweekoppige directie ondersteuning nodig van een ervaren Directiesecretaresse / Management assistent. Je takenpakket is breed en daarom is geen dag hetzelfde. Je bent de spin in ons web en hebt een zeer belangrijke rol binnen het team.

Een greep uit wat we van je verwachten:

Directie, finance en legal

Plannen van afspraken voor directie
Uitwerken van verslagen, correspondentie en memo’s
Zakelijke correspondentie opmaken en versturen
Beoordelen algemene voorwaarden van (nieuwe) leveranciers
Contact onderhouden met leveranciers
Bestellingen doen en betalingen verrichten
Postverwerking
Beheer en onderhoud van sjabloon overeenkomsten
Bijdrage leveren aan ontwikkeling van procedures en beleid en de uitvoering daarvan.

HRM

Opmaken en beheer arbeidsovereenkomsten
Coördineren onboarden nieuwe medewerkers
Signaleren en afhandelen van contractverlening/einde dienstverband
Verwerken medewerkersmutaties
Verwerking van declaraties en salarissen
Verwerken verlofaanvragen en ziekmeldingen
Ondersteunen bij werving en selectieprocessen

Facilitair management

Afsluiten contracten met facilitaire leveranciers (en zorgdragen voor correcte uitvoering ism Officemanager)

Office

Teamuitjes organiseren
Reizen buitenlandse collega’s plannen
Beheer wagenpark

Projectondersteuning

Coördineren van en ondersteunen op diverse projecten, bijvoorbeeld klantevents

Wie ben jij?

Je hebt HBO werk- en denkniveau, aantoonbare ervaring in de rol van Directiesecretaresse (of vergelijkbaar) en bent gewend om op directieniveau sparringpartner te zijn.

Het stellen van prioriteiten kost je geen moeite en je weet een goede balans te vinden tussen proces en output. Je kunt goed omgaan met een omgeving waar snel, maar goed onderbouwd, beslissingen genomen moeten worden.

Je bent zelfstandig, hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en hebt aan één woord genoeg. Je staat stevig in je schoenen en je denkt altijd een paar stappen vooruit. Aanpakken, organiseren en ontzorgen zitten in je DNA. We hoeven jou niet te vragen of je iets opgepakt of afgerond hebt. Dat heb je al gedaan voordat wij erover na konden denken.

Communicatief ben je vaardig, je beheerst Nederlands en Engels goed in woord en geschrift en je bent bekend met financieel administratieve processen. Je draait je hand niet om voor het eigen maken van nieuwe systemen en voelt je thuis binnen een snelgroeiende organisatie.

Vanzelfsprekend ben je accuraat, werk je gestructureerd en secuur – ook als het hectisch is – en handel je integer.

Wat krijg je van ons?

Een gezellige en gepassioneerde werkomgeving in Ede. Niet alleen je marketing- en salescollega’s zijn leuk, wij hebben ook de leukste software developers van Nederland aan boord. Met een overzichtelijk team en korte lijnen bouwen we met z’n allen hard aan het succes van Zenvoices
Veel aandacht voor en begeleiding bij jouw ontwikkeling
Een mooi salaris, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en jaarlijkse bonus
Vakantiegeld en 25 vakantiedagen om dat geld goed te besteden
Lekkere kantoorkoffie, fruit op het werk en elke week gezamenlijke lunch
Tafeltennis- en Mariokart competities, vrijdagmiddagborrels en toffe bedrijfsuitjes
Lekker in je hoofd en lijfzaken zoals een bijdrage aan jouw sport of hobby, een coach als je daar behoefte aan hebt, maandelijks een stoelmassage op kantoor en 1 baaldag per jaar. We vinden het namelijk heel belangrijk dat jij je zen voelt, op het werk én thuis.

Over Zenvoices

Zenvoices is opgericht in 2016 met als doel slimme oplossingen voor automatische factuurverwerking aan te bieden. Inmiddels doen we dat naar grote tevredenheid van grote organisaties en midden- en kleinbedrijf. We verleggen steeds onze horizon en we gaan ervoor om (misschien wel samen met jou) marktleider te worden in onze branche. Niet door de grootste te zijn in aantal medewerkers, maar door slimme, snelle en effectieve oplossingen te blijven bedenken in samenspraak met onze gebruikers.

We groeien momenteel hard en zijn flink aan het uitbreiden. We zijn volledig onafhankelijk en ondernemen vanuit een solide en financieel stabiele basis.

Zenvoices staat bekend om haar innovatieve insteek, haar snelle en betrouwbare software, in combinatie met scherpe tarieven én een klantgerichte aanpak. Zenvoices is daarnaast ISO 27001 (informatiebeveiliging) en ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) gecertificeerd en daar zijn we trots op. Ons kantoor is gevestigd in een prachtig pand in het centrum van Ede en op loopafstand van het station.

Enthousiast geworden? Solliciteer!

Denk je dat je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan onze ambities, stuur dan een e-mail naar Anne-Marie Vos (anne-marie.vos@zenvoices.com) of klik op onderstaande button.

De procedure bestaat uit minimaal twee gesprekken waarin dieper op de functie wordt ingegaan en jouw ambities worden besproken. Daarnaast maak je kennis met andere collega’s in het team en vragen we je een praktijkcase uit te werken. Zijn we daarna allebei nog enthousiast dan volgt ons arbeidsvoorwaardenvoorstel. Als onderdeel van de sollicitatieprocedure zal screening uitgevoerd worden. Zorg dus dat je referenten beschikbaar hebt.

Heb je eerst nog vragen?

Die beantwoorden we graag. Neem hiervoor contact op met Anne-Marie Vos via 085 3038853 of anne-marie.vos@zenvoices.com.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.  