Home > Functies > Facturen autoriseren

Functies

Slimmer facturen goedkeuren

Op zoek moeten naar facturen of handmatig herinneringsmails sturen naar collega’s die nog iets moeten goedkeuren of ondertekenen is verleden tijd. Beheer en controleer je autorisatieproces met Zenvoices. Facturen goedkeuren doen jouw collega’s eenvoudig via de mobiele app of de online portal.

Plan een demo event

Koppel met alle toonaangevende boekhoud- en ERP-pakketten

Zo werkt autoriseren met Zenvoices

Autorisatieschema naar wens

Iedere organisatie heeft zijn eigen, unieke, autorisatieflow. Snelle goedkeuring van facturen is bepalend voor een vlotte en up-to-date boekhouding. Met Zenvoices bepaal je zelf welke medewerkers, in welke volgorde én onder welke voorwaarden facturen moeten goedkeuren. Niet alleen op basis van factuurbedrag, maar ook op basis van gegevens als leverancier, grootboekrekening, project of kostenplaats.

Facturen goedkeuren

Als een factuur is goedgekeurd wordt deze op basis van het ingestelde schema ter autorisatie aangeboden bij de juiste collega(‘s). Goedkeuren is daarna eenvoudig: je collega ontvangt een e-mail en kan vervolgens goedkeuren in de online portal, maar ook in de mobiele app. Vragen over facturen kunnen worden gesteld binnen Zenvoices.

Facturen betalen

Je kan boekingen exporteren vóór of na autorisatie met Zenvoices. Ook wanneer je voor autorisatie exporteert, wordt de betaling pas voldaan na de laatste autorisatie. Ongeautoriseerde facturen krijgen een tijdelijke betalingsblokkade mee in het boekhoudpakket, die wordt opgeheven wanneer het gehele autorisatieschema is doorlopen.

Beheer en controleer status van facturen in het autorisatieproces

Beheerders van de Zenvoices-omgeving hebben altijd overzicht over hoeveel en welke facturen nog moeten worden goedgekeurd. Is een collega met autorisatierechten afwezig? Met Zenvoices machtigt de gebruiker zelf eenvoudig een tijdelijke vervanger.

Jouw boekhouding gestroomlijnd met Zenvoices

account_tree

Geen facturen die blijven hangen

Goedkeuring van facturen duurt vaak langer dan nodig. Facturen blijven hangen in de mailbox of op het bureau van goedkeurders, reminders worden verstuurd, of er is onduidelijkheid of de laatste vraag over de factuur wel is beantwoord. Met Zenvoices zorg je voor een volledig digitale, foutloze en snelle autorisatie van facturen.

tune

Autorisatie op maat

De mogelijkheden voor jouw autorisatieschema zijn eindeloos. Je kunt zoveel goedkeurders toevoegen als je wilt en oneindig veel voorwaarden toevoegen om te accorderen. Denk aan kostenplaats, project, crediteur en specifieke bedragen. Hierdoor creëer je altijd je eigen autorisatieschema op maat.

lock_clock

Betaal facturen nooit te vroeg of te laat

Soms worden facturen al betaald voordat deze officieel zijn goedgekeurd. Met Zenvoices wordt een factuur pas na de laatste autorisatie betaalbaar gesteld in je boekhoudpakket. Daarmee voorkom je dat er per ongeluk toch een betaling wordt verricht.

Probeer factuurautorisatie nu 30 dagen gratis

Benieuwd naar autoriseren met Zenvoices en wat voor jouw organisatie kan betekenen? Probeer Zenvoices 30 dagen gratis of plan een geheel vrijblijvende demo.

Probeer 30 dagen gratis Plan een demo event

Ontspannen autoriseren met Zenvoices

tune

Jij hebt de regie

Ook bij het inrichten van autorisatiemanagement ben jij de regisseur. Alle opties zijn beschikbaar om een autorisatieschema in te richten die het beste bij jouw organisatie past.

start

Eenvoudig in gebruik

Je hoeft geen digitale expert te zijn om gebruik te maken van Zenvoices. Onze software is makkelijk in gebruik en werkt intuïtief, zelfs als je al jaren met een ander programma hebt gewerkt.

mark_unread_chat_alt

Snelle support

Ons supportteam is vliegensvlug! Als je vragen hebt zorgen onze collega’s van support dat jij snel weer verder kunt. Via de telefoon of de chat zijn we vlot bereikbaar en kun je snel terecht voor een oplossing.

vpn_lock

100% vertrouwen

Zenvoices is ISO 27001- en ISO 9001-gecertificeerd. Onze informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement zijn dus op het niveau dat je mag verwachten. Je facturen en overige informatie blijven dus veilig.

Meer functies

group

Automatisch boeken

euro

Betalen

folder

Archiveren

done_all

Three way matching

source_notes

Factuurherkenning

change_circle

E-factuur conversie

group

Automatisch boeken

euro

Betalen

folder

Archiveren

done_all

Three way matching

source_notes

Factuurherkenning

change_circle

E-factuur conversie

Veelgestelde vragen over autorisatiemanagement

Is het mogelijk om automatisch projectleiders toe te wijzen? add

In het boekhoudpakket Exact Online Bouw is het mogelijk om een projectleider aan een project te koppelen die relevante boekingen moet autoriseren. Wanneer in Zenvoices op het betreffende project geboekt wordt, wordt op de achtergrond automatisch de projectleider gekoppeld zodat de boeking na het exporteren naar Exact Online Bouw door de betreffende projectleider kan worden geautoriseerd.

Kan een factuur geboekt worden terwijl deze nog wacht op autorisatie? add

Ja, het is mogelijk om de verwerkte boeking in je boekhoudpakket te verwerken terwijl deze nog in Zenvoices geautoriseerd moet worden. Afhankelijk van het boekhoudpakket kan dit met een betalingsblokkade. Deze wordt opgeheven zodra alle autorisatoren de boeking goedgekeurd hebben.

Wordt een auditrapport meegestuurd naar het boekhoudpakket? add

Dit is mogelijk. Hiervoor schakel je de instelling 'Auditrapport toevoegen aan boekingsdocumenten die geüpload worden naar je boekhoudpakket' aan. Dit auditrapport bevat ook de autorisatiehistorie van een boeking.

Lees hier meer over het auditrapport

Hoeveel autorisatoren kunnen met Zenvoices facturen goedkeuren? add

Je kan een onbeperkt aantal autorisatoren aanmaken in een autorisatieschema.

Kan een autorisator worden toegewezen op basis van boekingsgegevens? (bv. factuurbedrag, kostenplaats, project) add

Ja, het is mogelijk om een autorisator te laten toewijzen op basis van boekingsgegevens. Dit nomene wij voorwaardelijke autorisatie.

Met voorwaardelijke autorisatie wordt het autorisatieschema van een boeking automatisch opgesteld aan de hand van boekingsgegevens en is het niet langer nodig om handmatig het juiste autorisatieschema te kiezen of een factuur handmatig door te sturen.

Is het mogelijk om goedkeuringsrechten over te dragen bij afwezigheid of vakantie? add

Ja, het is mogelijk om een andere gebruiker tijdelijk de machtiging te verlenen om facturen goed te keuren. In zowel de tijdlijn als het auditrapport is te zien welke gebruiker de boeking heeft goedgekeurd en of dit als gemachtigde is uitgevoerd.

Kan ik terugzien wie wanneer iets heeft goedgekeurd? add

In de tijdlijn van boekingen is terug te zien welke gebruikers/autorisatoren de boeking hebben goedgekeurd en wanneer. Tevens kan aan de boeking een Auditrapport toegevoegd worden waar deze informatie ook weergegeven wordt.

Kunnen goedkeurders een vraag stellen over de te autoriseren factuur in Zenvoices? add

Door middel van het Opmerkingen-veld kunnen gebruikers met elkaar communiceren. Tag je een andere gebruiker? Dan ontvangt deze ook een notificatie.

Ervaar het gemak van Zenvoices en start een proefperiode

Probeer 30 dagen gratis Plan een demo event