Home > Facturen goedkeuren

Software voor facturen accorderen op maat

Facturen goedkeuren met Zenvoices

Is het lastig om overzicht te bewaren op het proces van het goedkeuren van facturen in jouw organisatie? Mail op mail en later nog een herinnering, of misschien zelfs nog met handtekeningen op papier?

Of is het goedkeuringsproces al helemaal uitgedacht, maar lukt het niet om dit softwaretechnisch goed in te richten? Bijvoorbeeld omdat je factuurverwerking software alleen maar op een klein aantal variabelen kan worden ingericht, of omdat de gebruiksvriendelijkheid voor goedkeurders te wensen overlaat?

Probeer dan de slimme software van Zenvoices voor het goedkeuren van facturen. Richt een goedkeuringsproces in op maat en op basis van een (vrijwel) ongelimiteerde hoeveelheid factuur- en boekingseigenschappen en gebruikersniveaus.

Plan een demo event

Slim en digitaal facturen accorderen

Facturen goedkeuren, accorderen, fiatteren, of zoals we het bij Zenvoices noemen: facturen autoriseren. Het zijn verschillende namen voor hetzelfde begrip. In veel organisaties moeten facturen worden goedgekeurd voordat ze mogen worden betaald. Vaak zijn daar afspraken over gemaakt. Meestal moet de inkoper (bijvoorbeeld een projectmanager, afdelingshoofd of vestigingsmanager) de factuur goedkeuren of accorderen. Maar in sommige gevallen zal dit ook de finance manager of directeur zijn. Bijvoorbeeld wanneer het factuurbedrag een bepaalde hoogte heeft of de uitgave is bestemd voor een specifieke kostenplaats.

Zeker bij een complexer proces voor het goedkeuren van facturen, wanneer er aan een tal van voorwaarden moet worden voldaan waardoor meerdere mensen op meerdere niveaus in de organisatie moeten accorderen, is het lastig het overzicht te bewaren. Met als gevolg dat facturen soms al betaald worden voordat ze door de juiste personen zijn goedgekeurd, of de betalingstermijn wordt overschreden doordat de factuur ‘ergens is blijven hangen’.

Met de slimme autorisatiefunctie van Zenvoices is dat verleden tijd. Met onze software bouw je een proces op maat voor het digitaal accorderen of goedkeuren van facturen, bewaar je het overzicht over welke factuur zich in welke stap van dit proces bevindt, en maak je het je collega’s makkelijker om facturen goed te keuren door het gebruik van onze handige mobiele app en e-mailnotificaties. De mogelijkheden voor het inrichten van je proces zijn bijna grenzeloos.

Probeer 30 dagen gratis

Onze klanten

Deze klanten gebruiken onze software voor de goedkeuring van facturen

Ga voor dé software voor het online en digitaal accorderen van facturen

Op zoek moeten naar facturen of handmatig herinneringsmails sturen naar collega’s die nog iets moeten goedkeuren of ondertekenen is verleden tijd. Beheer en controleer je goedkeuringsproces met Zenvoices. Facturen goedkeuren doen jouw collega’s eenvoudig via de mobiele app of de online portal.

Goedkeuringsproces bepalen

Heb je al een uitgedacht goedkeuringsproces in jouw organisatie? Dan kan je direct aan de slag door deze in te richten in Zenvoices.

Bestaat dit nog niet in jouw organisatie? Dan is het goed om na te denken welke volgorde van goedkeuring of accordering moet worden aangehouden.

Welke collega’s wanneer moeten goedkeuren, wordt vaak bepaald op basis van kostenplaats en het bedrag van de factuur. Andere factoren zoals crediteur, betalingsreferentie of zelfs valuta kunnen echter ook een rol spelen.

Inrichten in Zenvoices

In Zenvoices is het eenvoudig om jouw goedkeuringsproces op een softwarematige manier in te richten. Dit kan door middel van tal van verschillende voorwaarden en selectiemogelijkheden.

Bijvoorbeeld:

Bedrag (excl. btw) groter is dan 500,00

én (voorwaarde ‘of’ ook mogelijk)
Grootboekrekening gelijk aan 5530 – Autokosten

Wanneer je een factuur met Zenvoices gaat boeken, wordt het via het ingestelde proces ter goedkeuring aangeboden bij de juiste collega‘s. Dit kan op een ongelimiteerde hoeveelheid niveaus en met een ongelimiteerde hoeveelheid gebruikers.

Op niveau 1 moet bijvoorbeeld een vestigingsmanager goedkeuren, op niveau 2 de regiomanager en op niveau 3 zowel de directeur als de finance manager.

Voortgang bewaken

Goedkeuren is daarna eenvoudig en het proces wordt voor een groot deel automatisch uitgevoerd: je collega ontvangt een e-mail en kan vervolgens goedkeuren in de online portal van Zenvoices, maar ook in de mobiele app.

Vragen over facturen kunnen worden gesteld binnen Zenvoices door middel van een opmerkingenveld.

Het is mogelijk om facturen direct naar je boekhoudpakket te exporteren met een blokkade voor betaling, die automatisch wordt opgeheven zodra het hele goedkeuringsproces is doorlopen.

Beheerders van de Zenvoices-omgeving hebben altijd overzicht over hoeveel en welke facturen nog moeten worden goedgekeurd.

Aan de slag met digitaal facturen accorderen

Maak het goedkeuringsproces voor facturen in je organisatie overzichtelijk en eenvoudig. Ervaar hoe gemakkelijk het is om met Zenvoices aan de slag te gaan door een vrijblijvende proefperiode af te sluiten, of plan een demo met één van onze experts.

Probeer 30 dagen gratis Plan een demo event

Waarom Zenvoices?

Ervaar het ontspannen goedkeuren van facturen met Zenvoices

start

Eenvoudig in gebruik

Je hoeft geen digitale expert te zijn om gebruik te maken van Zenvoices. Onze software is makkelijk in gebruik en werkt intuïtief, zelfs als je al jaren met een ander programma hebt gewerkt.

mark_unread_chat_alt

Directe hulp van ons supportteam

Aan eindeloze wachtrijen en omslachtige ticketsystemen doen wij bij Zenvoices niet. Heb je een vraag of probleem? Bel ons op of start een chat en een van onze experts helpt jou meteen.

manufacturing

Continue verbeteringen

Niemand begrijpt boekhouden beter dan onze gebruikers. Daarom bepaal jij samen met je medegebruikers wat wordt ontwikkeld en verbeterd. Op basis van jouw feedback rollen we wekelijks nieuwe releases uit. Jij gebruikt dus altijd de beste versie van Zenvoices.

vpn_lock

100% vertrouwen

We zéggen niet alleen dat we kwaliteit en betrouwbaarheid belangrijk vinden, maar we handelen er ook naar. Daarom is Zenvoices ISO 27001- en ISO 9001-gecertificeerd. Onze informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement zijn dus op het niveau dat je mag verwachten.

Cooper Projectrealisatie

Dankzij de koppeling tussen Exact Online Bouw en Zenvoices doen we geen dubbele handelingen meer in de administratie. Facturen worden nu automatisch aan een verplichting gekoppeld. Dat scheelt veel tijd.

- Max Coppens | Mede-eigenaar en operationeel directeur

Bekijk case

CtrlChain

Het boeken van een digitale factuur kost met Zenvoices nog maximaal 2 seconden. Handmatig kostte deze handeling ons 30 tot 60 seconden per factuur.

- Nik Vries | Business Controller

Bekijk case

Van Bieren

We zijn gegroeid en efficiënter gaan werken, mede dankzij Zenvoices.

- Henriette van Looveren | Co-founder en operationeel manager

Bekijk case

Direct aan de slag met facturen goedkeuren?

Probeer 30 dagen gratis Plan een demo event