Hoe PartnersInBedrijf met een paar uur per week 50% van de facturen automatisch boekt

PartnersInBedrijf is een administratie- en belastingadvieskantoor in Weert dat al ruim 25 jaar bestaat. PartnersInBedrijf bedient voornamelijk kleine tot middelgrote bedrijven en ZZP’ers; organisaties die veelal zijn gevestigd in de buurt van Weert.  

Eigenaar en oprichter Wijnand Vergeest heeft naast zijn achtergrond in boekhouding en ondernemen een sterke affiniteit met software. ”Het is belangrijk om met de tijd mee te gaan en ons werk zo slim en efficiënt mogelijk te kunnen doen. Software kan daar veel bij helpen. Wij gebruiken bijvoorbeeld een eigen app om precies bij te houden hoe de zaken ervoor staan bij onze klanten, zodat we goed en gericht kunnen adviseren”.  

Gebruikt Zenvoices voor

• Factuurherkenning
• Automatisch boeken
• Digitaal archief

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online

Hoe kwam PartnersInBedrijf bij Zenvoices terecht?

Sinds 2014 werkt PartnersInBedrijf in Exact Online. Het boekhoudpakket bevalt nog steeds goed, maar Wijnand was minder tevreden over de factuurherkenning van dit pakket. De verwerkingstijd van facturen was vaak 24 uur en soms zelfs langer. Toen Wijnand in contact kwam met Iris Meulendijks van Advies Anno Nu, hoorde hij voor het eerst over Zenvoices. Na gesprekken met verschillende aanbieders van factuurverwerking software koos PartnersInBedrijf voor Zenvoices. Doorslaggevend in deze keuze waren de vele positieve verhalen van de gebruikers van Zenvoices. 

In oktober 2023 stapte PartnersInBedrijf definitief over op Zenvoices. ”Zenvoices werd snel omarmd vanwege de toegankelijke en gebruiksvriendelijke interface. Dankzij Zenvoices zijn onze administraties vollediger en bevatten ze minder fouten. Dit geeft mij en mijn collega’s meer tijd om ons te richten op andere taken. Ook kunnen we nog steeds nieuwe klanten begroeten, terwijl we merken dat veel andere administratiekantoren capaciteitsproblemen hebben.”  

Automatiseringsregels op omgevings- en administratieniveau

In Zenvoices is het mogelijk om op meerdere niveaus automatiseringsregels en boekingstemplates toe te passen. Op omgevingsniveau pas je deze regels toe op alle administraties binnen een Zenvoices-account, op administratieniveau is het mogelijk om regels toe te voegen die alleen voor die specifieke administraties gelden.  

”We passen zoveel mogelijk standaardisering toe op onze administraties. Zo kunnen veel automatiseringsregels op omgevingsniveau worden ingericht. Op administratieniveau kunnen uitzonderingen in boekingswijze worden ondervangen, bijvoorbeeld wanneer er in een administratie sprake is van een unieke grootboekrekening.”  

Bij PartnersInBedrijf zijn Tijn en Gijs verantwoordelijk voor de juiste toepassing van automatiseringsregels op administratie- en omgevingsniveau. Zij zorgen ervoor dat de automatiseringsregels op omgevingsniveau zo goed mogelijk werken over alle administraties en spotten kansen om op administratieniveau nog verder te automatiseren. ”Daar ben ik ongeveer 1 à 2 uur per week mee bezig. Het resultaat is dat we op dit moment ruim 50% van onze facturen volledig automatisch boeken. En dat percentage groeit nog verder”, aldus Tijn.

Gedurende (bijna) één jaar werken met Zenvoices…

• Werden bijna 16.000 facturen verwerkt over meer dan 100 administraties. 
• Steeg het percentage volledig automatisch geboekte facturen van 0% naar 53%. 
• Hielden Wijnand en zijn collega’s veel meer tijd over om klanten te adviseren.  

Hoeveel facturen boekt PiB automatisch?

PartnersInBedrijf maakt er een sport van om zoveel mogelijk facturen automatisch te verwerken. Ze hebben zichzelf het doel gesteld om 65% van de facturen volledig automatisch, zonder menselijke tussenkomst, te boeken. ‘’We verwachten ons doel van 65% binnenkort te bereiken. We hebben dit percentage al bijna aangetikt. Maar door een recente aanwas van nieuwe klanten waarvoor de factuurherkenning nog moet worden ingeleerd en automatiseringsregels op administratieniveau worden ingeregeld, is het percentage iets gezakt.”

De toekomst van automatische factuurverwerking

Wijnand ziet een grote rol voor automatiseringssoftware weggelegd voor de toekomst van zowel PartnersInBedrijf als boekhouden in het algemeen. Taken zoals administratie, controle en het opmaken van de jaarrekening zullen sneller en efficiënter worden voldaan, zodat er meer tijd overblijft voor de klant.  

Wijnand is blij met de samenwerking tussen Zenvoices en PartnersInBedrijf. ”Het gebruik van Zenvoices draagt bij aan dat we nog steeds nieuwe klanten kunnen begroeten en zowel nieuwe als bestaande klanten steeds beter van dienst kunnen zijn”.