CtrlChain over three way matching

Over CtrlChain

CtrlChain (voorheen bekend als ChainCargo) biedt een digitale oplossing voor verladers en vervoerders om het aantal lege kilometers in transport te verminderen en tegelijkertijd een ontzorgde, veilige en tijdige levering te garanderen. CtrlChain bouwt een uniek ecosysteem, dat de kracht van technologie combineert met persoonlijke service. Met behulp van data regisseert CtrlChain het transport op de meest efficiënte manier in zowel Europa als de VS. Duurzaam werken door gebruik van digitalisering, dat is de drijfveer. Business controller Nik Vries vertelt: “Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 30% van de vrachtwagens in Europa leegrijdt. Wij bieden een schaalbare oplossing voor dit logistieke probleem.” Data en automatisering is volgens CtrlChain de manier om de transportmarkt efficiënter en duurzamer in te richten. 

Gebruikt Zenvoices voor:

• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren
• Archiveren
• Three way matching

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online
– CtrlChain-systeem

Hoe is CtrlChain bij Zenvoices terechtgekomen?

Een aantal jaar geleden typte Nik iedere factuur over die binnenkwam. Dat was te veel werk en daarom besloot CtrlChain facturen te gaan verwerken via een ander factuurverwerkingsprogramma. De hoeveelheid handmatig werk daalde. “Maar het kon nog beter. Als dit programma een onderdeel op een factuur niet herkende, dan was dat bij de volgende honderd facturen van dezelfde leverancier ook zo. Het werkte, of het werkte niet.”   

CtrlChain breidde haar diensten de afgelopen jaren uit in Europa en Amerika. Leveranciers sturen ook facturen in het Hongaars, Bulgaars, Spaans of Frans. Het Nederlandse factuurverwerkingsprogramma begreep dit niet en dat leverde weer meer handmatig werk op. CtrlChain zocht verder en kwam uit bij Zenvoices.  

Wat boekt CtrlChain automatisch?

Van de non-PO facturen wordt 60% al volledig automatisch geboekt door toepassing van de Zenvoices automatiseringsregels. De PO-facturen (de ritten met een vooraf bepaald aantal en bedrag) krijgen door middel van three way matching een automatisch boekingsvoorstel dat alleen nog goedgekeurd hoeft te worden. In sommige gevallen is er geen 100% match en is er menselijke input nodig om de herkenning te stimuleren. “Als wij een paar keer aangeven waar de informatie staat, dan leert de software dat. Het maakt dan niet uit dat de factuur Hongaars is.” Na een paar keer herkent Zenvoices de structuur van de digitale factuur en wordt er automatisch een boekingsvoorstel gemaakt.  

De automatisering verder doorvoeren gaat gefaseerd, vertelt Nik. “Bij een bekende leverancier mag de boeking automatisch door als Zenvoices een 100% match aangeeft.” Het doel van CtrlChain is om alle PO-leveranciers volledig automatisch te boeken. 

Sinds één jaar gebruik van Zenvoices…

• Kost het boeken van een digitale factuur 0 tot 2 seconden. Handmatig kost deze handeling tussen de 30 en 60 seconden. 
• Kregen bijna 7.000 facturen een automatisch boekingsvoorstel. 
• Werden meer dan 10.000 documenten verwerkt. 
• Hebben de drie finance-collega’s in Europa meer tijd, bijvoorbeeld om nieuwe klanten te analyseren op een goede fit. 

Ontwikkeling three way matching met CtrlChain-systeem

Veel bedrijven hebben één ERP-systeem dat een-op-een samenwerkt met Zenvoices. CtrlChain werkt met het boekhoudpakket Exact Online en heeft daarnaast eigen software ontwikkeld voor het vastleggen van de ritten. Purchase to pay is niet standaard beschikbaar voor een custom ontwikkeld systeem. Daarom verkenden Zenvoices en CtrlChain de koppelmogelijkheden. “We zijn dit samen gaan ontwikkelen. Dat proces voelde als een open en fijne samenwerking. De sfeer is informeel”, zegt Nik. 

Er volgden een aantal gesprekken en toen begonnen beide partijen met het ontwikkelen van de koppeling. Nik noemt de duidelijke API-beschrijving van Zenvoices als voordeel. “We hebben bij CtrlChain ook een uitgebreide IT-afdeling. De developers aan beide kanten kunnen goed met elkaar praten.” 

Meer controlerende functie voor de finance afdeling

De menselijke check is nog altijd belangrijk voor CtrlChain. De finance-medewerkers controleren nu vooral de uitzonderingen die Zenvoices nog niet heeft goedgekeurd. Zij zijn de probleemoplossers van de gaps die Zenvoices aankaart. “We draaien nu rapporten om achteraf te controleren of alles klopt. Matchen de cijfers in ons boekhoudpakket en in het CtrlChain-systeem? Het is nu een check om te zien of alles is gegaan zoals we verwachtten.”   

​​​Nik kijkt bij CtrlChain doorlopend hoe de accounting zo digitaal en automatisch mogelijk kan. Daarom is CtrlChain blij met de software van Zenvoices. Beide bedrijven hebben een continue drive om te verbeteren, vernieuwen en automatiseren.