Hoe CtrlChain met Zenvoices binnen 2 seconden een digitale factuur boekt

CtrlChain transformeert de transportsector met slimme automatisering. Het innovatieve bedrijf, voorheen bekend als ChainCargo, biedt verladers en vervoerders een digitale oplossing om het aantal lege kilometers te verminderen. CtrlChain bouwt een uniek ecosysteem, dat de kracht van technologie combineert met persoonlijke service. Met behulp van data regisseert CtrlChain het transport op de meest efficiënte manier in zowel Europa als de VS. “Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 30% van de vrachtwagens in Europa leeg rijdt. Wij bieden een schaalbare oplossing voor dit logistieke probleem”, zegt business controller Nik Vries. Data en automatisering is volgens CtrlChain de manier om de transportmarkt efficiënter en duurzamer in te richten. 

Gebruikt Zenvoices voor:

• Automatisch boeken
• Facturen autoriseren
• Archiveren
• Three way matching

Koppelt Zenvoices met:

– Exact Online
– CtrlChain-systeem

Hoe is CtrlChain bij Zenvoices terechtgekomen?

Enkele jaren geleden typte Nik iedere factuur over die binnenkwam. CtrlChain testte factuurverwerking software voor automatisering en de hoeveelheid handmatig werk daalde. “Maar het kon nog beter. Als het programma een onderdeel op een factuur niet herkende, dan was dat bij de volgende honderd facturen van dezelfde leverancier ook zo. Het werkte, of het werkte niet.”   

CtrlChain breidde haar diensten de afgelopen jaren uit in Europa en Amerika. Leveranciers sturen ook facturen in het Hongaars, Bulgaars, Spaans of Frans. Het Nederlandse facturatieprogramma begreep dit niet en dat leverde meer handmatig werk op. CtrlChain zocht verder en kwam uit bij Zenvoices. 

Factuurautomatisering bij CtrlChain

Dankzij Zenvoices wordt 60% van de non-PO facturen volledig automatisch geboekt. Met behulp van three way matching ontvangen de PO-facturen een boekingsvoorstel dat enkel nog akkoord hoeft te krijgen. In sommige gevallen is er geen 100% match en is er menselijke input nodig om de herkenning te stimuleren. “Als wij een paar keer aangeven waar de informatie staat, dan leert de software dat. Het maakt dan niet uit dat de factuur Hongaars is.” Na een paar keer herkent Zenvoices de structuur van de digitale factuur en wordt er automatisch een boekingsvoorstel gemaakt. 

De automatisering verder doorvoeren gaat gefaseerd, vertelt Nik. “Bij een bekende leverancier mag de boeking automatisch door als Zenvoices een 100% match aangeeft.” Het doel? Alle PO-leveranciers volledig automatisch verwerken. 

Sinds één jaar gebruik van Zenvoices…

• Kost het boeken van een digitale factuur 0 tot 2 seconden. Handmatig kost deze handeling tussen de 30 en 60 seconden. 
• Kregen bijna 7.000 facturen een automatisch boekingsvoorstel. 
• Werden meer dan 10.000 documenten verwerkt. 
• Hebben de drie finance-collega’s in Europa meer tijd, bijvoorbeeld om nieuwe klanten te analyseren op een goede fit. 

Ontwikkeling three way matching met CtrlChain-systeem

Veel bedrijven hebben één ERP-systeem dat een-op-een samenwerkt met Zenvoices. CtrlChain werkt met boekhoudpakket Exact Online en heeft daarnaast eigen software ontwikkeld voor het vastleggen van de ritten. Purchase to pay is niet standaard beschikbaar voor een custom ontwikkeld systeem. Daarom verkenden Zenvoices en CtrlChain de koppelmogelijkheden. “We zijn dit samen gaan ontwikkelen. Dat proces voelde als een open en fijne samenwerking. De sfeer is informeel”, zegt Nik. 

Er volgden een aantal gesprekken en toen begonnen beide partijen met het ontwikkelen van de koppeling. Nik noemt de duidelijke API-beschrijving van Zenvoices als voordeel. “We hebben bij CtrlChain ook een uitgebreide IT-afdeling. De developers aan beide kanten kunnen goed met elkaar praten.” 

Versterking van de finance afdeling

De finance-medewerkers van CtrlChain hebben nu een sterkere focus op controle van uitzonderingen. Zij zijn de probleemoplossers van de gaps die Zenvoices aankaart. Dankzij overzichtelijke rapportages ziet het team in één oogopslag afwijkingen tussen het boekhoudpakket en het CtrlChain-systeem. 

Three way matching met Zenvoices is eenvoudig te gebruiken in combinatie met King, Exact Online, Exact Globe en SAP Business One. Voor overige koppelingen is een custom systeem nodig. Meer informatie? Lees meer over three way matching.