Advies Anno Nu over betrouwbaar automatiseren met Zenvoices

Zenvoices sprak met Iris Meulendijks boekhouder, automatiseringsfreak en één van de drijvende krachten achter Advies Anno Nu.

Over Advies Anno Nu

Advies Anno Nu is een snelgroeiend administratiekantoor in Doetinchem waar het AUTOMATISEREN van de administratieve werkzaamheden met hoofdletters staat geschreven. Een altijd bijgewerkte administratie beschikbaar hebben, tegen de laagst mogelijke maandelijkse kostprijs, met diverse tools om de informatie met de klant te delen, dat is waar het bij Advies Anno Nu om draait.

Door deze invalshoek kan er volop worden ingezet op persoonlijk advies en ondersteuning in de dagelijkse financiële bedrijfsvoering. Advies Anno Nu valt op door de informele communicatie, waardoor ze door de klanten eerder als de kennis met kennis worden gezien, dan als een traditioneel administratiekantoor.

Achtergrond

”Ik was klaar met het handmatig verwerken van facturen’’ vertelt Iris. Dit was de voornaamste reden om al in 2016 de overstap te maken naar Exact Online en te gaan werken in combinatie met een scan & herken oplossing. Met deze overstap werd ervaren hoe met meer gemak facturen en bonnen konden worden geboekt. ‘’Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!’’ Afgelopen jaar ontstond de behoefte om de verwerking zover mogelijk betrouwbaar te automatiseren en daarvoor moest er een overstap naar een nieuwe oplossing voor de factuurverwerking worden overwogen.

”Waarom zou ik dingen handmatig invoeren, als het ook vanzelf kan gaan?!‘‘

Waarom Zenvoices

In juni 2020 had Iris een bijeenkomst van de Exact Online vereniging. Hier sprak ze met een enthousiaste klant van Zenvoices, die haar tipte om ook te verkennen of Zenvoices voor de volgende fase van Advies Anno Nu de juiste partner zou kunnen zijn. ‘’Ik heb toen eerst nog wel gekeken naar andere aanbieders en wat ook qua tarief zou kunnen aansluiten’’ vertelt Iris. ‘’Uiteindelijk heb ik naar aanleiding van de eerdere tip de automatiseringsmogelijkheden van Zenvoices bestudeerd. Dit sprak me erg aan en daarom heb ik besloten de sprong te wagen.’’

Werken met Zenvoices

In augustus 2020 is er een start gemaakt met een gratis proefperiode en al snel werd duidelijk dat de software voldeed aan de verwachtingen. In de weken die volgden zijn de administraties overgezet en is Advies Anno Nu volledig met Zenvoices gaan werken. In de eerste weken na de opstart zijn punten doorgegeven op aangeven van Iris en haar collega’s om processen nog verder betrouwbaar te automatiseren. “Er zijn in die periode meteen veel zaken door Zenvoices opgepakt voor ontwikkeling, waaronder relatietoewijsregels. Ons probleem dat bonnen vaak niet konden worden gekoppeld aan een relatie werd hiermee opgelost. Het is heel fijn dat dit zo snel opgepakt is’’.

Momenteel test Iris de module purchase to pay voor het matchen van inkoopfacturen met bestellingen en leveringen. Dit draait nu bij een klant en daar besparen we veel tijd in het proces, dus daar blijven we gebruik van maken’’ vertelt Iris. Over de samenwerking met Zenvoices is Iris helder: ‘’De samenwerking met Zenvoices verloopt prima.’’

Er is veel contact tussen beide partijen. ‘’Er wordt op opmerkingen meteen inhoudelijk gereageerd. Dat is een pluspunt’’ zegt Iris. ‘’Ze geven dan ook een indicatie of het wel of niet opgepakt kan worden en ook waarom dat dan zo is. Wat je zegt wordt serieus genomen.’’

Toekomst

De verwachting van Iris is dat we in de toekomst overgaan naar elektronisch factureren en geen gebruik meer maken van het traditionele scan en herken proces. “Er komt een moment dat bonnen en facturen als transacties direct digitaal worden verwerkt op het moment dat je deze bijvoorbeeld mobiel betaald hebt” zegt Iris. “Daarmee wordt het mogelijk om 100% te automatiseren en dat is precies waar ik met mijn kantoor en klanten naartoe wil werken.”