Holtland Accountants over snel en eenvoudig bonnen en facturen digitaliseren met Zenvoices Lite.

Zenvoices sprak met Harm Jan Holtland, eigenaar van Holtland Accountants, over hun ervaring met UBL-conversie.

Over Holtland Accountants

Bij Holtland Accountants uit IJsselmuiden kan iedere ondernemer terecht voor vrijwel alle zaken die met bedrijfsvoering te maken hebben. Holtland werkt voor de meest uiteenlopende bedrijven in het MKB. Geen ellenlange rapporten of wollige adviezen, maar altijd praktische ondersteuning. Proactief en altijd direct toepasbaar. Nuchter en betrokken.

Holtland richt zich op ‘de mens achter het bedrijf’. Met oog voor de klant en zijn/haar toekomstplannen. Met hun agrarische achtergrond zijn zij dé specialist voor ondernemers in de agrarische sector. Holtland is goed ingevoerd over de wet- en regelgeving die hoort bij het runnen van een agrarisch bedrijf en weet dit te vertalen naar praktische adviezen en ondersteuning voor de ondernemer.

Achtergrond

Holtland is gaan werken met scan en herken software, om mee te gaan met de actuele ontwikkelingen. Ze hebben een aantal pakketten geprobeerd om te ontdekken wat er allemaal mogelijk is. Hieruit concludeerden ze dat deze pakketten niet helemaal aansloten bij hun wens.

Dit gaf de aanleiding om opzoek te gaan naar software die scan en herken ondersteunt voor SnelStart en beter in hun behoefte voorziet.

”De samenwerking met Zenvoices verloopt naar tevredenheid, als er vragen zijn worden deze snel beantwoord. Goede communicatie is erg belangrijk.”

Waarom Zenvoices

Tijdens de zoektocht naar nieuwe software kwam Zenvoices in beeld. Er waren nog een aantal andere opties, maar de wens voor een eenvoudige oplossing, waarbij de verwerking voornamelijk in Snelstart plaatsvindt had de voorkeur.

Dit was een belangrijk aspect en Harm Jan vond dit het meest terug in de manier van werken binnen Zenvoices. Tijdens het contact met Zenvoices werd duidelijk dat het nog eenvoudiger en goedkoper zou kunnen door gebruik te maken van de mogelijkheid van UBL-conversie met Zenvoices Lite. Deze oplossing sloot nog beter aan, het hoofddoel was immers voor de meeste administraties het omzetten van bonnen en facturen naar digitale facturen voor verwerking in SnelStart.

Dit bleek goed mogelijk met de geboden oplossing, Zenvoices Lite. De keuze voor Zenvoices was daarmee snel gemaakt. ‘’Lite is de versie die wij nu voornamelijk gebruiken en dat behttps://www.zenvoices.com/conversie-naar-ubl.htmlvalt goed. Onze klant ziet eigenlijk Zenvoices niet. Zenvoices is alleen de toeleverancier’’ vertelt Harm Jan.

Werken met Zenvoices

‘’Zenvoices biedt een fijne manier van werken, waarbij we klanten kunnen helpen als er wat fout gaat. Door Zenvoices is het mogelijk om snel inzicht en overzicht te hebben over de openstaande facturen van de klantadministratie in SnelStart. Eén keer per week lopen we dit na en dan zijn we weer bij’’ vertelt Harm Jan.

Een aantal klanten van Holtland maakt gebruik van de mobiele Zenvoices app om facturen en bonnen door te sturen naar hun digitale Zenvoices omgeving. Harm Jan vermoedt dat dit wel minder wordt. ‘’Klanten ontvangen steeds minder papieren facturen en zullen facturen ook minder gaan printen.’’

De overstap naar werken met factuurverwerkingssoftware brengt de nodige verandering met zich mee, maar zorgt wel voor efficiëntie, bevestigt Harm Jan. ‘’Het is vooral voor ons makkelijk omdat wij alles nu compleet hebben. Het is goed en belangrijk dat de administratie digitaal beschikbaar is en blijft.’’

De koppeling met Zenvoices maakt dit proces voor Holtland eenvoudig. ‘’De samenwerking met Zenvoices verloopt naar tevredenheid, als er vragen zijn worden deze snel beantwoord. Goede communicatie is erg belangrijk.’’

Toekomst

Harm Jan is benieuwd welke ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking gaan plaatsvinden in de toekomst. ‘’Ik heb gedacht dat het van machine naar machine zou gaan, dat er ook geen pdf meer tussen zou komen, maar ik vraag me nu af of dat zo gaat zijn.’’

Harm Jan verwacht dat er meer communicatie tussen de boekhoudpakketten zelf gaat plaatsvinden, waardoor software zoals Zenvoices hard moet werken om relevant te blijven. ‘’Ik denk niet dat het volledig automatisch zal gaan, want klanten hechten waarde aan het zichtbare, zoals pdf-facturen. Dus ik denk dat dat zal blijven.’’

Holtland werkt nu voornamelijk met Zenvoices Lite (UBL-conversie). ‘’We hebben een paar klanten die wat dieper gaan. Zij volgen de factuurstroom en werken met accorderen, dat werkt ook fijn.’’ Harm Jan verwacht dat daar ook nog meer ontwikkeling in gaat plaatsvinden.