Realtime regelherkenning in Zenvoices

Bij bijvoorbeeld een Sligro factuur van meerdere pagina’s selecteer je eenvoudig de verzamelstaat onder ‘Voor uw administratie’ om regels hieruit te verwerken.

Hoe werkt zelflerende AI regelherkenning?

Dat software leert van het gedrag van gebruikers wordt ook wel machine learning genoemd. In Zenvoices gebruiken we dit ook. De software onthoudt jouw handelingen bij een boekingsvoorstel. Zaken die je aanpast maar ook wanneer je juist niets aanpast. Dan bevestig je de software dat alle gegevens op een factuur goed zijn herkend en dat de boeking aan jou op correcte wijze is voorgesteld. Na het verwerken van enkele facturen zonder dat er iets gewijzigd wordt door jou als gebruiker weet de software precies hoe jij een bepaalde factuur van een bepaalde relatie herkend en geboekt wil hebben.

Zelflering werkt nu dus ook voor complexe facturen met veel factuurregels en boekingsregels. En dat maakt de verwerking een stuk sneller en eenvoudiger.

Hoe Zenvoices automatisch een tabelselectie maakt op een Albert Heijn factuur

Deze informatie staat in de geselecteerde tabel

Hoe Zenvoices de inhoud van de geselecteerde tabel vertaalt naar boekingsregels

Het boeken van herkende regels

Bij e-facturen, zoals bijvoorbeeld UBL facturen, liggen alle velden en regels vast in het XML bestand. De herkenning daarvan is dus altijd 100%. Bij andere factuursoorten selecteer je éénmalig de tabellen met factuurregels. Binnen deze selectie worden dan de omschrijving, het bedrag, het btw-bedrag en btw-percentage per factuurregel herkend. Deze regels verwerk je vervolgens zoals jij wilt. Onderstaand een aantal uiteenlopende scenario’s om de werking toe te lichten.

Regelherkenning bij boekingswijze ‘Laatste boeking’

Kies je voor boekingswijze ‘Laatste boeking‘ dan onthoudt Zenvoices per regel hoe jij deze hebt geboekt. Bij een volgende factuur van dezelfde relatie wordt de omschrijving in de factuurregel herkend en dezelfde boekingswijze weer voorgesteld.

Gebruik boekingstemplate

In een boekingstemplate leg je vast welke boekingswijze voor regels gebruikt worden. In onderstaande voorbeeld zie je hoe je regels met dezelfde omschrijvingen samenvoegt. De instructie is hier boeken op 5590, overige kosten indien in de regelomschrijving het woord ‘statiegeld’ staat. ‘Regels met dezelfde omschrijving en dimensies samenvoegen’ staat aangevinkt. Met dimensies wordt bedoeld dat de informatie op regels dezelfde tabelopbouw moet hebben. Indien dit het geval is, dan worden van de factuur de verschillende regels met het woord ‘statiegeld’ opgeteld en als één boekingsregel verwerkt.

Boekingstemplate e-factuur met grootboekrekening herkenning

In een e-factuur/UBL wordt door leveranciers vaak per regel ook een grootboekrekening meegezonden. Deze informatie staat als ‘AccountingCostCode’ in de UBL regel vermeld. Deze kun je in jouw boeking overnemen, of vervangen door je eigen grootboekrekening. In onderstaande voorbeeld kiezen we voor het overnemen van de ‘AccountingCostCode’. Ook hebben we de instructie meegegeven dat de btw-code overgenomen moet worden. Voor de omschrijving kiezen we een vaste waarde.

In ons helpcentrum vind je uitgebreide informatie over hoe jij regelherkenning kan gebruiken op een manier die bij jou administratie past. Ook vind je daar meer informatie over het gebruik van regelherkenning in combinatie met Purchase to Pay, ook wel 3-Way matching of inkoopcontrole genoemd.

Automatisch boeken van facturen met veel factuurregels

Het betrouwbaar herkennen van factuurregels maakt het ook mogelijk deze facturen automatisch te boeken. Door het toepassen van onze automatiseringsregels kun je heel specifiek bepalen wanneer en welke facturen hiervoor in aanmerking komen. In Zenvoices wordt de kwaliteit van de herkenning uitgedrukt in een herkenningsscore (de zekerheid van juiste herkenning in %). Door in te stellen vanaf welke herkenningsscore je automatisch wil boeken, bepaal jij welke facturen automatisch geboekt worden. Zo kun jij met vertrouwen op weg naar 100% automatische factuurverwerking.