Hoe het begon…

Iris Meulendijks werkt met haar administratiekantoor Advies Anno Nu sinds 2020 met Zenvoices. Voor die tijd gebruikten ze een andere scan- en herkenoplossing waarmee 20% van de facturen geautomatiseerd doorgestuurd konden worden naar de boekhouding. Daarbij was het begrip ‘automatisch doorsturen’ een sprong in het diepe, want er waren twee smaken: Of alles van een relatie automatisch naar de boekhouding of niet. Er was geen enkele controle op de juistheid van een boeking, dus ging er nog wel eens wat fout.

Wat Zenvoices realiseert:

– Sturen op herkenningsscore per factuur. De herkenningsscore geeft aan wat de zekerheid is dat de gegevens op de factuur volledig juist herkend zijn. Deze wordt toegekend op boekings- en veldniveau. Door een minimale herkenningsscore in te stellen kun je bepalen wanneer een boekingsvoorstel automatisch goedgekeurd kan worden.

– Relaties toewijzen aan bonnen en facturen, ook al is de informatie op een document maar half zoals bij een bestelling of het bonnetje. Eén uniek kenmerk is al voldoende. Relatie toewijs regels bieden de mogelijkheid om bonnen en facturen automatisch te boeken.

– Templates inrichten op uiteenlopende manieren. Advies Anno Nu heeft daarmee de automatiseringsgraad met tientallen procenten verhoogd. Een boekingstemplate maak je eenmalig aan en is een blauwdruk voor toekomstige boekingen. Je kunt instellen dat een boekingstemplate automatisch gebruikt wordt voor nieuwe boekingen van een relatie.

– Tags gebruiken bij relaties. Zo wordt bijvoorbeeld elke relatie met de tag ‘US Dollar’ volgens een bepaalde template geboekt of standaard goedgekeurd/afgekeurd. Net wat je wilt.

– Regels gebruiken voor het toewijzen van een dagboek (handig voor selfbilling bijvoorbeeld), voor het verplaatsen naar een andere administratie, voor het toekennen van de juiste template, voor het goedkeuren. Daarmee kun je gecontroleerd automatiseren.

Resultaat:

“Met deze features realiseren wij op facturen 95% automatische herkenning en op bonnen 70%. Dit is een resultaat waar we erg blij mee zijn!” – Iris Meulendijks.