Tijd besparen met tekstherkenning: 3 praktijkvoorbeelden

In Zenvoices is het mogelijk geworden om op basis van tekstherkenning een boekingswijze te laten bepalen. In het kort: Zenvoices herkent op het document een unieke tekst en koppelt daaraan een boekingswijze die vooraf is vastgelegd door de gebruiker. Dat klinkt op zich al handig, maar hoe kun je dat nu in de praktijk gebruiken om tijd te besparen tijdens het verwerken van de facturen? Onderstaand leggen we uit hoe deze functie werkt en geven we 3 praktijkvoorbeelden om deze toewijsregels toe te passen.

Hoe werkt het?

In Zenvoices kun je al lange tijd gebruik maken van boekingstemplates. Daarmee maken we het mogelijk om op basis van ingestelde boekingsregels een boeking voor te bereiden of zelfs geheel automatisch te verwerken. Deze templatefunctie vormt de basis voor het nog slimmer automatiseren op basis van tekstherkenning met Zenvoices. Je kunt meerdere templates aanmaken bij een relatie. Op het moment dat een factuur wordt ingelezen kan van de factuur een unieke tekst worden herkend en op basis van de instructie die je aan de unieke tekst hebt toegekend automatisch een boekingstemplate en daarmee boekingswijze worden geselecteerd voor de bewuste factuur.

Drie praktijkvoorbeelden van toewijsregels voor de bepaling van de boekingswijze

Voorbeeld 1: Creditfacturen verwerken

In veel administraties komen ook creditfacturen binnen. Als je voor de relatie een template hebt aangemaakt voor het boeken van facturen met betalingskorting, dan wil je waarschijnlijk niet dat de betalingskorting wordt toegepast als er sprake is van een creditnota. Dan maak je een template aan voor als er sprake is van een creditnota, met de gewenste boekingswijze. Vervolgens maak je bij ‘Boekingswijze toewijsregel’ onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra de tekst ‘Creditnota’ bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Daarmee heb je dan ook voor creditfacturen het boekingsproces geautomatiseerd naar eigen wens.

Voorbeeld 2: Automatisch kostenplaats, kostendrager of project toewijzen op basis van herkende tekst

Stel, je werkt met kostenplaatsen, kostendrageren of projecten en ontvangt van sommige leveranciers facturen per kostenplaats, kostendrager of project. Dan kun je ervoor kiezen om een boekingstemplate per kostenplaats, kostendrager of project aan te maken. Vervolgens maak je bij boekingswijze toewijsregel onder ‘Automatisering’ in de administratie de regel aan dat zodra het kenmerk (projectnummer bijvoorbeeld) bij de bewuste relatie op de factuur herkend wordt, de aangemaakte template van toepassing is. Je zou het dan nog completer kunnen maken door ook direct een goedkeuringsproces voor het bewuste project in te richten, zodat de projectverantwoordelijke ook de factuur ter goedkeuring ontvangt in de portal of via de mobiele app.

Voorbeeld 3: Een leverancier factureert met verschillende facturen verschillende diensten

Er zijn in veel ondernemingen leveranciers die verschillende facturen sturen voor verschillende geleverde diensten/kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verhuurder, die stuurt in sommige situaties een factuur voor de huur met servicekosten en op een andere factuur belasten ze de telecommunicatie en beveiliging door. Ook voor de automatische verwerking van deze facturen biedt het gebruiken van ‘Boekingswijze toewijsregels’ in combinatie met de aangemaakte templates, één voor de huur met servicekosten en één voor de telecom en beveiligingskosten, een uitkomst.

Meer weten over het werken met boekingswijze toewijsregels?

Ben je al gebruiker? Raadpleeg de mogelijkheden om op basis hiervan boekingen te automatiseren in het helpcentrum.

Nog geen klant? Of je nu bij een boekhoud- of accountantskantoor actief bent, in een non-profit organisatie werkt of als ondernemer actief bent, met Zenvoices kun je zelf aan de slag om betrouwbaar factuurverwerking te automatiseren. Meld je aan voor de gratis 30 dagen proefperiode als je direct wilt starten met tijd en geld besparen.

Eerst meer weten over de werking of andere vragen? Plan een persoonlijke online demonstratie of neem contact op voor meer informatie.