Versie: 23-5-2022

Wij zijn Zenvoices. Wij respecteren jouw privacy en persoonlijke levenssfeer, maar soms hebben we persoonlijke gegevens van je nodig. In deze verklaring lees je welke gegevens wij gebruiken en hoe wij deze gegevens opslaan, beschermen en verwerken. Deze privacy policy is van toepassing op onze website www.zenvoices.com (de Website), onze online applicatie (de App) en de diensten die wij aanbieden (de Diensten). Wij behandelen jouw persoonlijke gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Relevante Wetgeving).

Jonger dan 16 jaar?

Als je jonger dan 16 jaar bent, dan heb je toestemming van jouw ouders of wettelijke voogd nodig om onze Website, App en Diensten te gebruiken.

Persoonsgegevens

Om onze Website, App en Diensten aan te kunnen bieden, verwerken wij persoonsgegevens. Met het begrip persoonsgegeven wordt informatie bedoeld waarmee jij als persoon geïdentificeerd kan worden. Deze definitie is in overeenstemming met de Relevante Wetgeving.

Jouw toestemming

We kunnen jouw gegevens op verschillende momenten bewaren, zoals wanneer je onze Website bezoekt, een account aanmaakt op onze Website of App, gebruik maakt van onze Diensten of als je contact met ons opneemt. Wij mogen jouw gegevens verwerken, omdat we jouw toestemming vragen via dit privacy beleid. Bovendien hebben we jouw gegevens nodig om de overeenkomst tussen jou en ons uit te voeren. Als je ervoor kiest om jouw gegevens niet te delen, dan kunnen wij onze diensten niet aan je leveren.

Verder zullen we jouw gegevens niet zonder jouw toestemming verwerken, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Welke gegevens verzamelen wij en wat doen we ermee?

Om gebruik te maken van onze Website, App en Diensten hebben wij de volgende gegevens van je nodig:

• Je naam
• Je adresgegevens
• Je woonplaats
• Je telefoonnummer
• Je e-mailadres
• Je IP-adres
• Je betaalgegevens
• Je land

We verzamelen ook informatie van die niet persoonlijk is als je onze Website of App gebruikt, zoals:

• De naam van de browser die je gebruikt
• Het besturingssysteem dat je gebruikt
• De service provider waarmee je internettoegang hebt

In jouw account slaan we de volgende gegevens op: jouw gebruikersnaam en wachtwoord (gehashed), gekoppelde boekhoudpakketten en bijbehorende authenticatiegegevens, geconfigureerde kanalen en bijbehorende authenticatiegegevens, gekoppelde administraties en bijbehorende stamgegevens (onder andere crediteuren, debiteuren, grootboekrekeningen, btw-codes, projecten, artikelen, kostenplaatsen, dossiers), aangeleverde documenten, e-mails en boekingen. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het gebruik van onze App.

We gebruiken jouw gegevens onder andere om onze producten en diensten aan jou beschikbaar te stellen (als onderdeel van een overeenkomst die we met elkaar afgesloten hebben), jou te informeren over nieuws en wijzigingen, onze producten en diensten te verbeteren en jou te ondersteunen bij het gebruik van onze producten en diensten.

Beveiliging

We doen er alles aan om jouw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding van jouw persoonlijke gegevens door onbevoegden. Hierdoor kunnen degenen die niets met jouw gegevens te maken hebben, er niet bij. Wij doen dit door middel van de volgende maatregelen:

• Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden die persoonsgegevens bevatten
• Beveiliging van netwerkverbindingen met Transport Layer Security (TLS) of een vergelijkbare technologie
• De toegang tot de gegevens is beperkt tot de personen die de gegevens nodig hebben
• Geheimhoudingsverklaringen van werknemers
• Dagelijkse backups van onze databases

Bewaartermijn

Wij zullen je gegevens niet langer bewaren dan we ze nodig hebben voor de doelen die wij eerder omschreven, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren. Wanneer jouw abonnement afloopt, worden jouw administraties en bijbehorende gegevens automatisch verwijderd na 45 dagen.

Met wie delen wij je persoonlijke gegevens?

Het komt voor dat andere partijen jouw gegevens van ons krijgen. Wij komen met deze partijen in een verwerkersovereenkomst overeen dat zij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan en zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen. Deze partijen gebruiken jouw gegevens alleen in overeenstemming met de instructies die wij geven en niet voor eigen doeleinden. Deze partijen zijn (sub)verwerkers in de zin van de Relevante Wetgeving.

Wij delen je gegevens alleen met organisaties buiten de Europese Unie, als het land van de betreffende organisatie een passend beschermingsniveau biedt voor je gegevens.

Links

Op onze Website en in onze App kunnen links naar andere websites staan. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of de privacy bescherming van deze websites. We adviseren je dan ook om altijd de privacy policy van de betreffende website te lezen.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat via de server van een website naar de browser wordt gestuurd. De browser slaat het bestandje vervolgens op in jouw apparaat. jouw apparaat krijgt een uniek nummer, waarmee onze site het apparaat later weer herkent.

We kunnen cookies gebruiken om jouw ervaring op onze Website te verbeteren. Cookies zorgen er daarnaast o.a. voor dat de Website snel is, je onze Website veilig kunt bezoeken en wij fouten op onze Website kunnen opsporen.

Bij het bezoeken van onze website kan je aangeven of je alle cookies wilt toestaan of alleen noodzakelijke cookies.

Wijziging van het privacy beleid

Wij kunnen dit privacy beleid aanpassen. Als wij het privacy beleid in belangrijke mate veranderen zullen wij een notificatie op onze Website en in onze App plaatsen samen met het nieuwe privacy beleid. Wij zullen beheerdergebruikers die met hun e-mailadres bij ons geregistreerd staan op de hoogte brengen bij wijzigingen. Als je niet geregistreerd staat als gebruiker raden wij je aan de Website en deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Jouw rechten

De gegevens die we van je verzamelen zijn persoonlijk. Je hebt daarom de volgende rechten:

• Je mag ons vragen om inzage in jouw gegevens;
• Je mag ons vragen om correctie, beperking of wissing van jouw gegevens. In geval van fraude, wanbetaling of andere onrechtmatige handelingen kunnen wij enkele gegevens van je bewaren in een register of op een zwarte lijst;
• Je mag ons vragen om een kopie van jouw gegevens. Wij kunnen deze kopie – op jouw verzoek – ook aan een andere partij doorgeven, zodat je dit zelf niet meer hoeft te doen;
• Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens;
• Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je denkt dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken;
• Je mag je toestemming om jouw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat je de toestemming intrekt mogen we dan geen gegevens meer van je verwerken.

Als je vragen of opmerkingen hebt, kun je een mail sturen naar info@zenvoices.com